Como fazer a gestão de ativos?
A gestão de ativos é um processo essencial para empresas e organizações de diferentes portes que desejam otimizar seus recursos, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional. Investir em boas práticas de gestão de ativos possibilita identificar, controlar e maximizar o valor de bens físicos e digitais ao longo do seu ciclo de vida. Neste artigo, abordaremos como implementar a gestão de ativos de forma eficaz e estratégica.
O que é gestão de ativos?
A gestão de ativos é o conjunto de técnicas, práticas e ferramentas voltadas para a administração eficiente de bens pertencentes a uma organização. Esses ativos podem incluir equipamentos industriais, imóveis, veículos, recursos tecnológicos, software, infraestrutura e até mesmo o capital humano.
Seu objetivo principal é garantir que os ativos entreguem o máximo valor às operações da empresa, minimizando riscos, custos de manutenção e desperdícios. Além disso, práticas bem estruturadas de gestão de ativos auxiliam na tomada de decisões mais assertivas, priorizando o retorno sobre o investimento.
Benefícios da gestão de ativos
Implementar uma boa estratégia de gestão de ativos proporciona diversos benefícios para as organizações, como:
1. Redução de custos: Um controle mais preciso significa menos gastos desnecessários com substituições precoces, falhas inesperadas ou aquisições desnecessárias.
2. Aumento da vida útil dos ativos: Com um planejamento adequado de manutenção preventiva e corretiva, a durabilidade e o desempenho dos ativos podem ser significativamente ampliados.
3. Melhoria da eficiência operacional: Garantia de que os ativos estarão disponíveis e funcionais sempre que necessário.
4. Gestão de riscos: Uma visão estruturada reduz a probabilidade de surpresas negativas, como falhas críticas ou problemas em conformidade com requisitos regulatórios.
5. Tomada de decisões mais assertivas: Elaboração de estratégias fundamentadas em dados objetivos e análises precisas sobre o desempenho dos ativos.
Os pilares da boa gestão de ativos
Para alcançar a eficiência e os benefícios almejados, é importante estruturar sua gestão de ativos sobre pilares fundamentais. Entre eles, destacam-se:
Inventário de ativos
O primeiro passo para uma gestão eficiente é criar um inventário completo. Esse processo inclui a identificação, catalogação e classificação de todos os ativos — sejam eles físicos ou digitais. Um sistema de inventário precisa registrar informações como:
– Localização;
– Valor de aquisição;
– Data de entrada no ciclo de vida;
– Responsável pelo ativo;
– Expectativa de vida útil;
– Custos de manutenção associados.
Investir em ferramentas e softwares para automatizar e centralizar o inventário pode aumentar a precisão e economizar tempo.
Monitoramento contínuo
Uma gestão eficiente exige acompanhamento constante do desempenho e do estado de cada ativo. Isso envolve:
– Planejar manutenções preventivas para evitar paradas inesperadas;
– Monitorar o desgaste ao longo da jornada operacional;
– Coletar dados em tempo real sobre uso, consumo e performance.
O uso de tecnologias como sensores IoT (Internet das Coisas) e softwares de gestão facilita o monitoramento e gera insights valiosos para a melhoria contínua.
Ciclo de vida dos ativos
Entender o ciclo de vida completo de cada ativo é crucial. Ele pode ser dividido em cinco etapas principais:
– Aquisição: Seleção e compra dos ativos com critérios de custo-benefício.
– Utilização: Uso eficiente com controle de desempenho.
– Manutenção: Realização de ajustes, reparos e atualizações conforme necessário.
– Desativação: Identificação do momento em que o ativo completa sua vida útil.
– Substituição ou descarte: Decisão de reinvestir ou descartar ativos obsoletos.
Gerenciar bem cada etapa evita surpresas e aumenta a produtividade.
Planejamento e previsibilidade
Planejamento é essencial para que a gestão de ativos se alinhe com os objetivos corporativos de longo prazo. Algumas abordagens são úteis para trazer mais previsibilidade ao processo:
– Indicadores de desempenho (KPIs): Acompanhar métricas estratégicas, como custos por ativo, tempo de inatividade e taxa de retorno sobre o investimento.
– Orçamento eficiente: Prever custos com manutenção e substituições futuras.
– Plano de contingência: Garantir que a organização esteja preparada para lidar com falhas inesperadas.
Uma visão estratégica ajuda a equilibrar as necessidades atuais e futuras de ativos, garantindo constância no desempenho.
Implementação de ferramentas tecnológicas
Um dos pilares cruciais para o sucesso na gestão de ativos é o uso de soluções tecnológicas, como sistemas CMMS (Computerized Maintenance Management System) e EAM (Enterprise Asset Management). Estas ferramentas digitalizam, automatizam e simplificam os processos de gestão, integrando informações e possibilitando análises sofisticadas.
As principais funcionalidades de softwares de gestão de ativos incluem:
– Criação automática de inventários;
– Emissão de alertas para manutenção preventiva e corretiva;
– Geração de relatórios personalizados;
– Suporte para decisões baseadas em dados analíticos;
– Otimização de fluxos de trabalho.
Além disso, a integração com tecnologias emergentes, como big data e inteligência artificial, tem potencial para transformar a gestão de ativos em um processo mais eficiente e preditivo.
Gestão de ativos físicos versus digitais
Embora os princípios da gestão de ativos sejam universais, é importante reconhecer as diferenças entre ativos físicos e ativos digitais. Ambos requerem abordagens distintas:
– Ativos físicos: Incluem maquinários, imóveis, veículos e equipamentos. A manutenção e o monitoramento físico são essenciais.
– Ativos digitais: Abrangem software, licenças, dados e infraestrutura digital. A gestão pode incluir a atualização de sistemas, segurança cibernética e conformidade com regulamentações de proteção de dados.
Adotar abordagens específicas para cada tipo de ativo garante que todos os recursos corporativos sejam geridos de maneira otimizada, independentemente de sua natureza.
Boas práticas para a gestão de ativos
Uma boa gestão de ativos depende de um planejamento estruturado e do alinhamento entre pessoas, processos e tecnologia. Algumas das melhores práticas incluem:
1. Educar a equipe: Todos os colaboradores devem entender a importância da gestão de ativos e contribuir para o processo.
2. Realizar auditorias regulares: Verificar a precisão dos dados e a conformidade dos processos.
3. Investir na modernização: Substituir ferramentas e práticas obsoletas por soluções mais ágeis e eficazes.
4. Estabelecer prioridades: Identificar quais ativos são mais críticos para o funcionamento da empresa.
5. Adotar metodologias de melhoria contínua: Revisar constantemente os processos para implementar aprimoramentos.
Ao colocar essas práticas em ação, é possível alcançar um nível mais elevado de excelência operacional.
Conclusão
A gestão de ativos é uma prática estratégica indispensável para qualquer organização que busque eficiência e redução de custos em suas operações. Ao seguir os pilares fundamentais, aplicar boas práticas e investir em tecnologias adequadas, as empresas podem transformar seus ativos em importantes diferenciais competitivos. Lembre-se de que a gestão de ativos não é apenas uma tarefa operacional, mas também uma oportunidade para extrair o máximo valor de todos os recursos disponíveis.
Perguntas e respostas
1. Por que a gestão de ativos é importante?
A gestão de ativos é importante porque otimiza os recursos de uma organização, prolonga a vida útil dos ativos e reduz custos com falhas, substituições e manutenções desnecessárias.
2. O que é um inventário de ativos e por que ele é essencial?
Um inventário de ativos é uma lista detalhada de todos os bens pertencentes a uma organização. É essencial porque permite rastrear, monitorar e tomar decisões estratégicas com base na condição e no desempenho de cada recurso.
3. Quais são as ferramentas mais utilizadas na gestão de ativos?
As ferramentas mais utilizadas incluem sistemas CMMS (gestão de manutenção) e EAM (gestão corporativa de ativos), além de tecnologias como IoT e inteligência artificial para coleta de dados e análise preditiva.
4. Como posso prever o momento de substituir um ativo?
A substituição de ativos pode ser prevista com o uso de indicadores de desempenho, análise do ciclo de vida, custos de manutenção e adoção de soluções tecnológicas que fornecem alertas com base em dados históricos e de uso.
5. Qual a diferença entre ativos físicos e digitais na gestão?
Ativos físicos incluem equipamentos, imóveis ou veículos, exigindo manutenção e monitoramento físico. Já os ativos digitais abrangem software, dados e sistemas, exigindo atualização tecnológica, segurança cibernética e conformidade regulatória.
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Este artigo teve a curadoria de Otello Bertolozzi Neto. Cofundador e CEO da Galícia Educação. Coach profissional e executivo com larga experiência no mundo digital e mais de 20 anos em negócios online. Um dos pioneiros em streaming media no país. Com passagens por grandes companhias como Estadão, Abril, e Saraiva. Na Ânima Educação, ajudou a criar a Escola Brasileira de Direito e a HSM University dentre outras escolas digitais que formam dezenas de milhares de alunos todos os anos.
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